Подлинник и копия виды копии требование

Содержание
  1. Подлинник и копия виды копии требование – Адвокатское бюро Вершина
  2. Подлинники и копии. виды копий. порядок их удостоверений
  3. Определение понятий: подлинник, копия, дубликат. виды копий
  4. Подлинник, копия, дубликат
  5. Разделение на оригинальные, подлинные и не подлинные (подложные) документы
  6. Подлинник
  7. Подлинники и копии. виды копий. порядок удостоверений копий
  8. Учебник: делопроизводство
  9. Подлинник и копия виды копии требование
  10. Есть ли в делопроизводстве понятие копия подлинник подписан
  11. Как заверить копию документа
  12. Является ли копия документом
  13. Как заверить копию документа надлежащим образом
  14. В каких случаях ставится копия с копии
  15. Апостиль на нотариальную копию диплома
  16. Что такое дубликат документа
  17. Как правильно заверить копию документа
  18. Подлинники и копии
  19. Ксерокопии
  20. Нотариальные копии
  21. Копия – оригинал
  22. 18) подлинники и копии. виды копий. порядок удостоверений копий

Подлинник и копия виды копии требование – Адвокатское бюро Вершина

Подлинник и копия виды копии требование

Выписка оформляется следующим образом: в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»; воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа; из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати. Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33. Отпуск это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».

Важно

Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Внимание

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить.

Подлинники и копии. виды копий. порядок их удостоверений

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение.

Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом.

Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов: полная копия; выписка; отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Определение понятий: подлинник, копия, дубликат. виды копий

Формуляр документа – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом.
На первых этапах становления развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, тье.

Документ являл собой единый текст, лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа.

В частности в качестве отдельных самостоятельных документах стали оформляться наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа индивидуальный, типовой, формуляр-образец.

Так, если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документа. К примеру типовой формуляр заявления входят 6 обяз. Реквизитов: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Подлинник, копия, дубликат

Подлинникофициального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авто­ре, времени и месте создания), считается подлинным.

Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригина­лы называются умноженными.

Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор).

Оформ­ление умноженных оригиналов является распространен­ной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен руко­писным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой. Копия документа может быть факсимильной или свободной.

Разделение на оригинальные, подлинные и не подлинные (подложные) документы

В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати.

Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

Подлинник

Напомним, что факсимиле — это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита — подписи, обычно руководителя.

К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.

К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт.

А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.Необходимо также выделить микрофотокопии — копии документов в уменьшенном виде.

Подлинники и копии. виды копий. порядок удостоверений копий

Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело. 4.

Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Учебник: делопроизводство

Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»»1.

Существует множество видов копий: — отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала. — дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. — факсимиле— точное воспроизведение оригинала; — выписка — копия части документа.

Обычно выписки де­лают из сложных документов (из приказов, протоколов заседа­ний коллегиальных органов и т.

Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник.

На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата.

На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

Контрольные вопросы 1. Что такое подлинник документа? 2. Что представляет собой копия документа? 3. Когда копия документа приобретает юридическую силу? 4. Каковы правила выдачи копий в организациях? 5.

Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков».Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Термины и определения). Копия документа может быть факсимильной или свободной.

Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения.

Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск.

Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Источник: http://kvirinal.ru/podlinnik-i-kopiya-vidy-kopii-trebovanie/

Подлинник и копия виды копии требование

Подлинник и копия виды копии требование

Белорусский закон «Об электронном документе» указывает, что «В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами».

Аналогичные трактовки есть и в законах других стран.

Например, в Законе Малайзии «О цифровой подписи» (Digital Signature Bill 1997), оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6.10.4-84 определяет как документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией.

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление.

Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан. Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.

) при представлении их в другие организации.

Есть ли в делопроизводстве понятие копия подлинник подписан

Подлинник и копия виды копии требование

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций. Подлинник официального документа это

«первый или единичный экземпляр официального документа»

. В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др. Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии. Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Как заверить копию документа

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

  1. при представлении контрагентам;
  2. для направления в тендерную комиссию;
  3. при выдаче сотрудникам;
  4. при предоставлении бумаг в государственные учреждения;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу: сотрудников предприятия в “интересах граждан”; третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации; Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат.

Что такое подлинник? Описание и определение понятия Понятие подлинника Кратные копии снимают с копий.

Также копии отличаются способом удостоверения.

Дубликат является особой формой копии. Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.

Оригинальные документы запечатлевают объективную действительность, то, как происходили события на самом деле. Вот несколько видов подделки: Подлог – когда один документ заменяют другим.

Является ли копия документом

Во многих словарях слово «оригинал» объясняется через слово «подлинник», подлинная рукопись, авторское произведение. Черновики и беловики текстовых.

Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные.

Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Есть например некое распоряжение администрации города N.

Но не лица, издавшего распоряжение. Дата регистрации: 17.02.2009 > Уважаемые, не подскажете как быть в следующей > Интересует порядок заверения копий официальных > Есть например некое распоряжение администрации > Подлинник храниться в администрации. > Заинтересованные лица взяли копию данного > распоряжения, для представления по месту > требования.

Как заверить копию документа надлежащим образом

(или) сама организация (сам предприниматель). Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв.

Источник: http://152-zakon.ru/est-li-v-deloproizvodstve-ponjatie-kopija-podlinnik-podpisan-12444/

В каких случаях ставится копия с копии

Подлинник и копия виды копии требование

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Зачем это нужно? Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.

Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта. Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много.

Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Апостиль на нотариальную копию диплома

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Что такое дубликат документа

Важно Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.У нотариуса Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.
Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.
Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием.

Как правильно заверить копию документа

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным. Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.
В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу.

Источник: http://law-uradres.ru/v-kakih-sluchayah-stavitsya-kopiya-s-kopii/

Подлинники и копии

Подлинник и копия виды копии требование

“Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии”[1].

Отсюда следует простой вывод. Суды и другие органы предпочитают работать с подлинниками или заверенными копиями документов, для изготовления которых также необходимо предъявить подлинник, поэтому недобросовестные стороны стараются их уничтожить.

Например, должник, который выдал расписку в получении денег, будет очень доволен, если ему удастся вернуть себе подлинник, и тогда любые копии он объявит подделкой, поскольку по ним нельзя будет провести почерковедческую экспертизу и доказать, что расписку написал именно он.

Ксерокопии

Ксерокопии или по научному “электрографические копии”, которые некоторые считают равноценной заменой самого документа, на самом деле вообще не являются доказательствами (сразу же оговорюсь и скажу “как правило”), поскольку ксерокопию очень легко изменить: что-то заклеить (замазать), что-то вклеить (впечатать), затем переснять на ксероксе несколько раз и получить документ без всяких признаков подделки.

Поэтому, если вместо подлинника вам показывают ксерокопию и говорят, что ее только что сняли, не стесняйтесь потребовать оригинал и сличить его с копией, чтобы знать, что вы имеете дело с реальным документом, а не с “липой”.

Нотариальные копии

Следующим видом копий являются копии, засвидетельствованные нотариально, на которых имеется надпись нотариуса о том, что он видел подлинник, и копия ему в точности соответствует, а также его подпись и печать.

Это уже серьезный документ, поскольку нотариус – это должностное лицо, несущее ответственность за каждую копию, и ему в какой-то степени можно доверять. При наличии сомнений, суд или другой орган может вызвать его в качестве свидетеля и допросить его о том, видел  он подлинник документа или нет.

Но, к сожалению, и здесь есть несколько “но”. Во-первых, встречаются нотариусы, которые продают не только свою совесть, но и свободу т.е., рискуя быть привлеченными к уголовной ответственности, заверяют копии документов, которых никогда не видели.

Во-вторых, подделка документов с развитием техники стала  настолько простым делом, что опытному мошеннику ничего не стоит подделать и подпись нотариуса, и его печать, и все остальное. К сожалению, средства защиты документов отстают от способов подделки потому, что мошенники заинтересованы в том, чтобы совершенствовать свое “мастерство”, а государственные органы, по-видимому, нет.

При наличии сомнений можно попытаться найти нотариуса, заверившего копию, и узнать у него, заверял он ее или нет. Т.к. нотариус не оставляет на копиях ни своего адреса, ни телефона (наши проблемы и здесь никого не интересуют), можно позвонить в нотариальную палату того региона, где он работает, и узнать его телефон.

Если нотариус не в сговоре с мошенниками, то он сам заинтересован в том, чтобы обнаружить тех, кто  прикрывается его именем.

В-третьих, нотариальная копия может попросту устареть. Предположим, что к опия свидетельства на право собственности на квартиру была засвидетельствована в 1997 г.

, и на сегодняшний день квартира уже продана, а старое свидетельство аннулировано, но в копии это никак, естественно, не отражается.

Поэтому, если вы решили довериться нотариальной копии, то требуйте, по крайней мере, чтобы она была “свежей”.

Из этого можно сделать вывод, что даже нотариальная копия не всегда может заменить собою подлинник, но государственные органы обычно принимают их наравне с  подлинниками.

Копия – оригинал

Еще одним видом копий является копия, заверенная тем же, кто изготовил подлинник. Например, копия договора, заверенная подписями и печатями его сторон или копия устава организации, заверенная органом, который его зарегистрировал.

Это наилучшая копия из всех возможных, и иногда она может заменить собою подлинник, т.к. на ней есть подлинные подписи ответственных лиц и печати.

Заверивший такую копию уже не сможет сказать, что он не знает, откуда она взялась, и что подлинника он никогда не видел.

Кстати, во все органы, куда вы представляете письменные доказательства, отдавайте только копии, а подлинники оставляйте себе. Не отправляйте важные документы по почте, т.к. они могут потеряться. Приложив к своему заявлению копии, во время рассмотрения дела вы покажете суду или другому органу подлинники, он сверит их с копиями, вернет подлинники вам.

Правда, в некоторых случаях от вас могут потребовать именно подлинники. В этом случае позаботьтесь о том, чтобы зафиксировать факт передачи и оставить себе заверенные копии или хотя бы опись изъятых документов.

Чтобы заказать услугу или получить консультацию, свяжитесь с нами по телефону (495) 229-67-08, skype: jurpom или напишите нам.

Источник: http://www.prigonim.ru/samouchitel/podlinniki-i-kopii.htm

18) подлинники и копии. виды копий. порядок удостоверений копий

Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например: Верно Начальник канцелярии Н.М.Сергеева 15.10.2000 Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию.

Адвокат Докин
Добавить комментарий